Teilzeit (20 Stunden / Woche), befristet bis 31.12.2031
Das Leibniz-Zentrum für Photonik in der Infektionsforschung (LPI) ist eine translationale Forschungsinfrastruktur, die sich als international führende Plattform für medizinisch angewandte Biophotonik in der Infektionsforschung etabliert. Ziel ist es, Forschungskonzepte innovativer photonischer Technologien effizient in Produktentwicklungen und Dienstleistungen nationaler und internationaler Partner (Forschungsinstitutionen, Industrie, Start-ups etc.) und letztlich in die klinische Praxis zu überführen.
Die LPI gGmbH übernimmt den Aufbau der Infrastruktur und bündelt die erforderlichen Prozesse, Dienstleistungen, Technologien und Kompetenzen. Im Rahmen der “Pilotphase Translation” steht die Koordination anstehender Forschungsprojekte im Fokus.
Zur Unterstützung unseres Teams in dieser Phase suchen wir für die Organisation der vielfältigen Kontakte und Abstimmungen mit unseren Projektpartnern ab sofort eine engagierte, freundliche und zuverlässige Person.
Ihre Aufgaben
- Terminkoordination und -vorbereitung, einschließlich Abstimmung und Erstellung von Terminübersichten
- Vor- und Nachbereitung sowie organisatorische Begleitung von Veranstaltungen inkl. Einladung, Organisation von Räumen und Catering etc.
- Aufbereitung und Zusammenstellung von Besprechungs- und Sitzungsunterlagen
- Formatierung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen
- Pflege von Übersichten, Tabellen und Auswertungen
- Strukturierte Ablage von Dokumenten und Unterlagen
- Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Übersichten, Listen und Auswertungen
- Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen und Reiseunterlagen
- Verwaltung von Posteingang und -ausgang
- Unterstützung bei Bestellungen und der Beschaffung von Büromaterialien
- Pflege von Kontaktdaten und Verteilern
- Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeiter/innen
- Übernahme weiterer organisatorischer und administrativer Aufgaben im laufenden Bürobetrieb
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung bzw. entsprechende Berufserfahrung
- Einschlägige Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich
- Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau (C2) in Wort und Schrift
- Sehr gute Englischkenntnisse (mind. B2)
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel
- Sorgfältige, strukturierte und absolut zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationstalent und Freude daran, den Überblick über verschiedene Termine und Aufgaben zu behalten
- Freundliches und verbindliches Auftreten
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie Erfahrung im höflichen und professionellen Umgang mit hochrangigen Persönlichkeiten
Wir bieten
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem innovativen wissenschaftlichen Umfeld
- Ein kleines, dynamisches Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
- Eine kollegiale und wertschätzende Arbeitsatmosphäre
- Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
- Möglichkeit des Remote-Arbeitens nach Absprache
- Vergütung in Anlehnung an den TV-L
- 30 Tage Urlaub
Konnten wir Sie neugierig machen? Wir freuen uns auf Ihren Besuch auf unserer Homepage.
Haben Sie Fragen zu der angebotenen Stelle? Wenden Sie sich gern an uns.
Bitte schicken Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer 2026-01 bis zum 02.11.2026, vorzugsweise per E-Mail an bewerbung@lpi-jena.de (in einer PDF-Datei unter 5 MB).